Afspraken maken, afspraken breken

Van twee verschillende ziekenhuizen kwam de vraag of ik iets kon betekenen om spanningen in een team op te lossen. “Ik kan in ieder geval eens langs wippen om te horen wat er speelt”, antwoordde ik. En zo rolde ik in situaties waar vertrouwen onder druk stond en waar verandering verwacht werd. In beide teams kwam op tafel dat het lastig was om tot afspraken te komen én elkaar op gemaakte afspraken aan te spreken. Terwijl ik met deze mensen aan de slag was, kwam ook de manier waarop ik zelf met afspraken omga, onder een vergrootglas te liggen.

Waarom maak ik een afspraak?

Ken je dat: dat je er pas bij het horen van een “Nee” op een verzoek achter komt dat jouw verzoek eigenlijk geen verzoek was? Dat het eigenlijk een eis was, verpakt als vraag? Zo gaat dat bij mij soms ook met afspraken: als een afspraak anders uitpakt dan gepland kom ik er soms achter waarom die afspraak zo belangrijk voor me was.

Een voorbeeld? De konijnen zijn ontsnapt omdat het hok ’s avonds niet is dichtgedaan. Ik schrik ervan en baal, zoek naar rust en vertrouwen dat we samen aandacht hebben voor de dieren. We spreken in ons gezin af dat de jongens het konijnenhok dicht doen ’s avonds. Ik vertel mezelf: Als er dan iets met de konijnen gebeurt, is het eigen-schuld-dikke-bult. Oei. Je kunt op je klompen aanvoelen wat voor soort gesprek er ontstaat wanneer de jongens het een keer vergeten.

Een ander voorbeeld? In een van de teams die ik begeleidde was in het tweede gesprek veel emotie boven water gekomen. Na het eerste gesprek ging iedereen vol vertrouwen en opgelucht de deur uit, nu overheerste vertwijfeling en moedeloosheid. De leidinggevende sprak mij daarop aan. Ze had verwacht dat ik het gesprek meer had zullen sturen op onderwerpen als de nieuwe organisatiestructuur en minder op persoonlijke emotie. Ik stelde voor om een volgend gesprek uitgebreider voor te bereiden met elkaar. Pas toen ik de telefoon oplegde merkte ik dat ik vooral bezig was geweest me in te dekken, met mijn behoefte aan veiligheid. Door afspraken te maken, hoopte ik achteraf niet verantwoordelijk gehouden te kunnen worden. De intentie waarmee afspraken worden gemaakt bepalen mee hoe het gesprek wordt gevoerd wanneer iets anders verloopt dan gehoopt. Duidelijk weten waarom ik afspraken wil maken helpt mij te bepalen naar wat voor soort afspraken ik op zoek ben.

Hoe maak ik een afspraak?

Bij het maken van afspraken herinner ik me graag aan verschillende soorten afspraken. Het onderscheid dat mij daarbij helpt is: Hoofdafspraken, ondersteunende afspraken en herstelafspraken. Een hoofdafspraak is bijvoorbeeld: De jongens doen ’s avonds voor het slapengaan het konijnenhok dicht. Of: Ik plan twee dagen voor een teambijeenkomst een telefoongesprek met de leidinggevende en een teamlid om het doel te bepalen van de bijeenkomst. Ondersteunende afspraken ondersteunen de hoofdafspraak. We spreken bijvoorbeeld af dat ik een tekening van een konijn op de badkamerdeur plak, als herinnering voor de jongens bij het tandenpoetsen ’s avonds. En met de leidinggevende en het teamlid spreek ik af dat we elkaar tijdens een koffiepauze 5 minuten treffen om te bespreken of de bijeenkomst nog voldoende gericht is op het doel. Herstelafspraken maken duidelijk hoe we ermee om willen gaan als afspraken anders lopen dan verwacht. Ik spreek met de jongens af dat we een volgende dag bij het avondeten bespreken hoe het gaat, in plaats van ’s avonds laat. En met de leidinggevende spreek ik af dat we de laatste 10 minuten van het overleg gebruiken om ieders tevredenheid te peilen, zodat we daar in het moment van kunnen leren. Misschien lijkt het tegenstrijdig, het maken van herstelafspraken vooraf: waarom zou je iets afspreken waarvan je vermoedt dat het wel eens anders zou kunnen lopen? “Moet je dan niet gewoon een andere afspraak maken?” hoor ik je denken. Voor mij helpt het om te beseffen dat gedoe en gedonder een constante is. Ik maak iedere dag opnieuw afspraken onder omstandigheden die vroeg of laat weer veranderen. En er komt onvermijdelijk een punt, waarop blijkt dat een afspraak minder goed werkt dan je eerst hoopte. Erkenning daarvan kan het veranderen van afspraken makkelijker maken. En vooral als vertrouwen kwetsbaar is, helpt het me om daar eerlijk over te zijn.

Hoe kom ik terug op afspraken?

Als ik me veilig voel en op mijn gemak, kost het minder moeite om te merken dat een afspraak anders uitpakt. Of ik zelf wat later ben voor een afspraak, of de jongens het konijnenhok hebben opengelaten, of iemand ontevreden is met de manier waarop ik iets heb gedaan… Het verhaal dat ik erbij vertel volgt in de eerste plaats hoe ik in mijn vel zit. Geweldloze Communicatie helpt mij om te vertragen en te beleven wat er in mij geraakt wordt als een afspraak verandert. In plaats van in het spel te stappen van wie de schuld heeft, kan ik ook het spel spelen dat zich richt op ‘wat werkt nú?’.

Dus heb ik iets niet gedaan wat wel bij mijn actiepunten staat? Misschien zeg ik dan: “Ah, ik heb voorrang gegeven aan een aantal andere dingen en betreur dat ik die keuze niet eerder heb afgestemd met jullie. Werkt het voor jullie ook als ik ze opnieuw op de agenda voor de volgende keer zet?”

Dus hebben we twee weken geleden een etentje afgesproken dat ik nu wil afzeggen omdat er een andere uitnodiging langskomt? Misschien zeg ik dan: “Ik heb een andere uitnodiging gekregen waar ik heel erg naar uitzie. Ik zoek naar een manier waarop ik dat plezier kan combineren met de ontmoeting met jou. Ben jij bereid om ons etentje te verzetten naar de dag erna?”

Afspraken maken en veranderen is voor mij een kunst. In een wereld vol gevulde agenda’s geniet ik ervan wanneer afspraken mee kunnen bewegen met het leven. Ontmoetingen moeten niet langer, maar sluiten aan bij wat er speelt.

Christiaan Zandt

Naast introductie- en verdiepingstrainingen verzorgt Christiaan ook de Leergang Bemiddeling en is hij één van de hoofdtrainers van de Train de trainer.