Vrijwillig of verplicht?

Bij Verbindende Communicatie is een belangrijk uitgangspunt om verzoeken te doen. Waarbij het verschil tussen een verzoek en een eis is dat er bij een verzoek ruimte is voor ‘nee’. Idee is daarbij niet dat je je eigen belang of behoefte loslaat en over je heen laat lopen. Wel dat je nieuwsgierig bent naar welke behoefte er achter de ‘nee’ van de ander zit. Zodat je van daaruit, gezamenlijk, tot een oplossing kunt komen die beiden als win-win ervaren.  

Natuurlijk probeer ik dit principe ook toe te passen in mijn eigen leven. Soms lukt dat beter dan andere keren :-). Tegelijkertijd hebben we als Ai-opener de afgelopen jaren weleens trainingsprogramma’s uitgevoerd waarbij deelname vanuit de organisatie (min of meer) verplicht was. En ja, dat begon, zowel voor mij als mijn collega’s, toch steeds ongemakkelijker te voelen. Omdat onze behoefte aan integriteit daarmee in het geding kwam…

Vandaar dat we vorig jaar gezamenlijk hebben besloten om voortaan alleen nog trainingen te geven in organisaties waarbij medewerkers zelf keuze hebben om deel te nemen. Persoonlijk voelde ik daar wel spanning bij omdat ik het idee had dat dit wellicht tot minder opdrachten zou leiden. Gelukkig (b)lijkt in de praktijk het tegendeel het geval. Hierna geef ik aan hoe dat volgens mij werkt en wat onze ervaringen zijn rond vrijwilligheid bij Aidsfonds, Defensie en Triodos.

1. Dilemma van het verzoek

In trainingen beschrijf ik weleens het dilemma van het verzoek. Dit komt erop neer dat als we iets heel graag willen we eigenlijk geen ‘nee’ willen horen op ons verzoek. Terwijl mijn ervaring is dat als we de ander de ruimte kunnen laten om ‘nee’ te zeggen… de kans dat die persoon ‘ja’ zegt het grootst is. Voor mij heeft dat te maken met de universele behoefte aan autonomie. Als iets moet dan roept dat bij veel mensen, inclusief mezelf, weerstand op. Ook al is wat er moet misschien wel heel redelijk.

Dit geldt natuurlijk ook bij het volgen van een training in een organisatie. Ik ben altijd blij als een organisatie bereid is om te investeren in medewerkers door ze een training Verbindende Communicatie aan te bieden. Er zijn tenslotte genoeg mensen die zo’n training in hun eigen tijd volgen en daar zelf de kosten van betalen.  

Tegelijkertijd ervaren medewerkers dat niet altijd zo. En sta je eigenlijk al met 2-0 achter als medewerkers verplicht naar een training moeten. Dat kan zich uiten in weerstand tegen data en tijden (“pff, moet dat echt zo lang duren”), medewerkers die niet direct iets willen leren (“ik wacht het af, misschien neem ik er wel iets van mee”) en klachten aan het begin en tijdens een training over ‘de organisatie’ en ‘het management’ (“die eigenlijk zelf in de training zouden moeten zitten”). Terwijl mijn ervaring is dat medewerkers met veel meer energie en betrokkenheid deelnemen als ze vrijwillig hebben besloten om de training te volgen.

2. Enkele praktijkervaringen

De afgelopen jaren hebben we bij verschillende organisaties ervaring opgedaan met trainingsprogramma’s met meer of minder vrijwilligheid. Bij het Aidsfonds kwam het initiatief voor training in Verbindende Communicatie in 2015 bij de medewerkers vandaan. Na de eerste training, waar de initiatiefnemers aan deelnamen, werden er iedere keer 1 of 2 nieuwe trainingen ingepland waar medewerkers zelf op in konden schrijven. Vanwege het enthousiasme van deelnemers en een tweetal interne ambassadeurs verspreidde de interesse zich als een olievlek binnen de organisatie. Afgelopen jaar hadden meer dan 100 van de 140 medewerkers bij het Aidsfonds een training gevolgd in Verbindende Communicatie.

Bij Defensie ging het in 2018 iets anders. Een leidinggevende van de betreffende afdeling wilde met Verbindende Communicatie aan de slag. Na een kick-off in het MT was er voldoende draagvlak om te starten. Daarbij gaf de leidinggevende aan dat zij de training graag aan wilde bieden o.b.v. vrijwilligheid. Toen ik vroeg hoeveel trainingen ze in wilde plannen zei ze 5 (voor 60 medewerkers). Omdat de afdeling uit zo’n 70 mensen bestond en ik me afvroeg of er voldoende animo zou zijn deelde ik mijn bezorgdheid daarover. Zij had er echter alle vertrouwen in en toen medewerkers in konden schrijven zaten alle trainingen in de kortste keren vol.

Als laatste ons meest recente trainingsprogramma bij de afdeling klantcontact van Triodos. Natuurlijk hebben we zoveel mogelijk toegepast wat we van onze eerdere ervaringen hebben geleerd. De visie van Triodos speelde echter ook een belangrijke rol omdat de organisatie medewerkers niet alleen wil ondersteunen met extra communicatieve vaardigheden bij het voeren van klantgesprekken. Maar hen ook de gelegenheid wil geven om te werken aan hun persoonlijke groei.

Bij Triodos zijn we gestart met een kick-off sessie voor de leidinggevenden en anderen die betrokken zijn bij de (bege)leiding van de afdeling (zoals de coaches). Uitkomst was veel enthousiasme en ook zorg over de werkdruk op de afdeling. Vandaar dat bewust is gekozen om de trainingen een jaar uit te stellen. Vervolgens heeft die groep leidinggevenden zelf als eerste de training gevolgd. En konden daarna de medewerkers inschrijven. Wat eraan heeft bijgedragen dat leidinggevenden uit eigen ervaring konden delen wat de training hen had opgeleverd. En hun verbindende vaardigheden in konden zetten om te luisteren naar bezwaren van medewerkers. Bij het evaluatiegesprek dat we enkele weken terug hebben gevoerd bleek uiteindelijk dat, op 2 mensen na, iedereen vrijwillig aan de training heeft deelgenomen. Én dat we zelden zo’n hoge feedback score hebben gehaald.  

3. Conclusies

Natuurlijk is iedere organisatie anders. En dus is het belangrijk om, iedere keer weer, een trainingsprogramma op maat te ontwikkelen dat aansluit op de actuele behoeftes van de organisatie. Tegelijkertijd heb ik de afgelopen jaren een aantal conclusies getrokken die ik in mijn achterhoofd houd als ik een gesprek heb over het gezamenlijk ontwikkelen van zo’n programma:

• Kiezen voor vrijwilligheid kan spannend zijn (“hoeveel mensen schrijven zich dan in?”). Én levert de organisatie uiteindelijk veel meer op aan helderheid, positieve energie en betrokkenheid.
• Vrijwilligheid is wat anders dan vrijblijvendheid. Om duidelijk het belang neer te zetten van een trainingsprogramma is het essentieel dat leidinggevenden achter het doel en de intentie van de trainingen staan.
• Zorg dat leidinggevenden als eerste worden getraind zodat ze op een verbindende manier gesprekken kunnen voeren met medewerkers over (eventuele) deelname en hun mogelijke groei.

Als je een keer een gesprek wilt voeren over de mogelijkheden van een in-company traject gebaseerd op Verbindende Communicatie binnen jouw organisatie kom ik graag een keer langs. Je kunt contact met me opnemen via 06-16914452 of martin@ai-opener.nl.

Martin van der Meulen